Tip 1: Vraag je videotolk account op tijd aan

'Vraag je voor het eerst een videotolk aan, contacteer dan de dienst Sociaal Tolken en Vertalen van Atlas', zegt Viktorija. 'Want je moet eerst een videotolkenaccount hebben. Wij maken die voor je aan nadat je de e-learning hebt afgerond en een evaluatieformulier hebt ingevuld. Zo kunnen we nagaan of alle technische voorwaarden in orde zijn en kunnen de videotolkgesprekken zo vlot mogelijk verlopen,' legt Viktorija uit. Denk er dus aan om je account op tijd aan te vragen zodat je onlinegesprek vlot kan plaatsvinden.

Tip 2: Gebruik een videotolk voor gesprekken van minimaal 30 minuten

Je kan in heel wat situaties beroep doen op een videotolk. 'Het gesprek moet wel minstens 30 minuten duren. Voor kortere gesprekken kies je beter voor een telefoontolk die je bij de  Vlaamse Tolkentelefoon aanvraagt. Is het gespreksonderwerp te complex, kies dan voor een tolk die ter plaatse aanwezig is. Zo gaan geen belangrijke nuances verloren.’

Tip 3: Vraag je tolk ruim op voorhand aan

Je mag een tolk tot 48 uur op voorhand aanvragen, maar Viktorija wijst erop dat je dat liefst zo ruim mogelijk op voorhand doet. ‘Zo heb je heb je meer kans dat een tolk beschikbaar is voor de taal die je nodig hebt. Sommige talen zijn meer gevraagd dan andere. Daarom moet je zeker extra vroeg je aanvraag indienen. Wil je bijvoorbeeld een tolk Arabisch Modern Standaard, dan raden we je aan om best een week op voorhand een tolk aan te vragen. Ons team heeft dan genoeg tijd om op zoek te gaan naar een beschikbare tolk.'

Tip 4: Bereid je technisch voor op het gesprek

Online kan er altijd wat misgaan. Daarom raadt Viktorija aan om met een zo recent mogelijke computer en software te werken. Gebruik een internetkabel als je die ter beschikking hebt, voor een stabielere verbinding. Wat doe je als de anderstalige cliënt geen internet heeft of niet zo digitaal vaardig is? 'Nodig de cliënt of ouder uit om naar je organisatie of school te komen en laat het gesprek daar plaatsvinden. De tolk sluit dan online aan. Zo is het toch nog mogelijk om het gesprek met een videotolk te laten doorgaan.' Kan de cliënt of ouder toch van thuis aansluiten? 'Voer dan eerst nog een testgesprek met de cliënt of ouder. Zo vermijd je technische problemen tijdens het gesprek.'

Tip 5: Kies een passende omgeving

Waar je zit, heeft een grote invloed op de kwaliteit van het gesprek. Viktorija: 'Zoek een rustige, goed verlichte kamer om het onlinegesprek te houden. Probeer storend achtergrondgeluid of ruis te vermijden zodat de tolk hoorbaar is voor iedereen. Zorg er ook voor dat jij en de andere gesprekspartners elkaar goed horen en goed zichtbaar in beeld komen.’ Die zichtbaarheid is cruciaal want veel tolken gebruiken ook non-verbale communicatie zoals gebaren en mimiek om de onderliggende boodschap over te brengen.

Wil je als organisatie meer tips en informatie om optimaal met sociaal tolken te werken?

Schrijf je dan in voor een van onze infosessies over taalinstrumenten die je hulpverlening toegankelijker maken.