Tip 1: Kijk kritisch naar je selectieprocedure

Creëer je als werkgever de juiste veilige omgeving om de competenties te meten die ertoe doen in de job? De meeste formele gesprekken op de werkvloer gebeuren rond de tafel, met verschillende partijen tegenover elkaar. Zo’n opstelling werkte niet voor iedereen even goed, stelt Koen vast: ‘De kandidaten gaven sociaal wenselijke antwoorden die niet strookten met de praktijk. Ook al pasten we ons taalgebruik aan, gesprekken met anderstalige mensen verliepen soms moeizaam. Voor sommigen voelde zo’n gesprek aan als een examen en dat maakte hen zenuwachtiger dan nodig.’ Tijdens een klassiek sollicitatiegesprek blijven de communicatievaardigheden soms onzichtbaar of zijn ze vertekend door sociaal wenselijke antwoorden. Daarom besloten De Maanwandelaars om de klassieke gesprekken te vervangen door wandelgesprekken.

Tip 2: Zoek alternatieve gesprekstechnieken en screeningsmethodes

Een collega van Koen deed al langer wandelgesprekken in plaats van klassieke evaluatiegesprekken. Koen had op zijn beurt ook al ervaren dat hij nieuwe vrijwilligers op een meer ontspannen manier leerde kennen door met hen over het werkdomein te wandelen: ‘Net als bij een gesprek tijdens een lange autorit verlopen moeilijke onderwerpen soms gemakkelijker wanneer je naast elkaar zit. Van een ‘jurygevoel’ zoals bij een klassiek sollicitatiegesprek is dan ook geen sprake.’

Zo kan ik voorbij het taalniveau kijken of iemand wíl communiceren.

Sinds Koen met alternatieve gesprekken begonnen is, is hij helemaal overtuigd van de voordelen om zo ook werknemers te rekruteren: ‘Ten eerste leren kandidaten veel sneller de werking kennen. Ten tweede zie je dat anderstalige kandidaten sneller praten over concrete, zichtbare zaken, zoals een defect stopcontact bijvoorbeeld. Tijdens een rondleiding ontstaan er automatisch gesprekken met voorbijgangers. Ook voor moedertaalsprekers heeft dat voordelen. Mij helpt het om te observeren hoe iemand werkelijk in interactie gaat met de potentiële werkomgeving. Zo kan ik voorbij het taalniveau kijken of iemand wíl communiceren.’

Tip 3: Bepaal per functieprofiel de beste manier om competenties te meten

Koen en zijn collega’s stelden vast dat de kandidaten aan onnodig veel voorwaarden moesten voldoen. Dat kon alvast eenvoudiger. Daarom namen ze de voorafgaande selectieprocedures voor klusjeshulp, chauffeur en onderhoudsmedewerker onder de loep en stelden kritische vragen.

• Is een motivatiebrief wel écht nodig?

‘Een straffe motivatiebrief schrijven is mogelijk een drempel voor wie een logistieke functie wil uitoefenen,’ merkt Koen op. ‘Je zou nog een stapje verder kunnen gaan en je afvragen in hoeverre een strak weergegeven cv wel relevant is. Je wil toch vooral een zicht krijgen op de ervaring van de kandidaat. Dat kan ook op andere manieren, zoals met een telefoontje of door een opsomming in een mail.’

• Kan het sneller?

'Dat het een pak sneller kan, is duidelijk', zegt Koen: ‘Voor tijdelijke contracten houden we na een kennismaking met HR aansluitend een wandelgesprek. Enkel voor vaste contracten organiseren we nog 2 gesprekken. ‘Sneller selecteren is geen overbodige luxe,’ geeft Koen toe, ‘want kandidaten hebben vaak meerdere keuzeopties en zijn kritisch ingesteld.’

• Is wandelen altijd de beste optie?

Koen: ‘Wanneer we een nieuwe chauffeur zoeken, is een wandelgesprek minder efficiënt. De kandidaat mag dan een testrit maken samen met de huidige chauffeur en passagiers. Zo’n testrit meet wat nodig is: de rijvaardigheid van de kandidaten én hun sociale en communicatieve vaardigheden, die belangrijk zijn voor interactie met de passagiers.’

• Meet je de juiste competenties die nodig zijn om de functie uit te voeren?

Er is bijvoorbeeld een stopcontact defect. Tijdens het wandelgesprek vraagt Koen aan de kandidaat-klusjeshulp: ‘Hoe zou je dit oplossen?’ Uit het antwoord van de kandidaat komen meerdere competenties naar voren: de technische kennis, maar ook de competentie om te plannen, door bijvoorbeeld te zeggen: ‘Ik ga eerst de elektriciteit uitzetten’.

Tip 4: Bereid je alternatieve gesprekken voor en geef context aan je sollicitant
 

Koen bevraagt de vaste medewerkers over taken die moeten gebeuren zodat hij zijn alternatieve gesprekken goed kan voorbereiden. Hij maakt bijvoorbeeld een lijstje van concrete taken die moeten opgelost worden. Een klassieke sollicitatieprocedure loslaten doe je best niet zonder enige voorbereiding of context.

Een goede afronding is even belangrijk als een goede introductie.

Ook benadrukt Koen dat het belangrijk is om eerst instemming te vragen aan je kandidaat: ‘Leg uit waarom je samen op stap gaat en wat de kandidaat precies kan verwachten. Daarbij is een goede afronding even belangrijk als een goede introductie. Tijdens de afronding reflecteren we samen op wat we observeerden en bespraken tijdens de wandeling.’

Tip 5: Experimenteer en stuur bij

Vzw De Maanwandelaars voerde intussen al een tiental wandelgesprekken. Gaandeweg ontwikkelden ze nieuwe inzichten en instrumenten, zoals een overeenkomst om de testrit of het wandelgesprek juridisch te omkaderen. Koen en zijn collega’s zoeken nog een goede manier om hun kandidaten te bevragen hoe zij de wandelgesprekken ervaren.

Als de match niet goed is, verliest iedereen tijd en geld. Met een juiste selectieprocedure win je die tijd later terug bij een goede match.

Een alternatieve selectieprocedure uitwerken lijkt misschien tijdrovend, maar Koen gelooft in de eerste plaats net in de tijdwinst die je eruit haalt: ‘Als de match niet goed is, verliest iedereen tijd en geld. Met een juiste selectieprocedure win je die tijd later terug bij een goede match.’

Ook al scheppen wandelgesprekken een vollediger beeld van de sollicitant, toch is een andere vorm van solliciteren niet de enige manier om drempels in je selectieprocedure te verlagen. Een kritische instelling loont altijd de moeite, zeker op langere termijn’, besluit Koen. ‘Blijf daarom zeker experimenteren en stuur je procedures blijvend bij’.

Is er momenteel geen vorming op maat, maar krijg je niet genoeg van onze tips en inspirerende voorbeelden?

Goed nieuws: Schrijf je in voor onze 3-maandelijkse nieuwsbrief voor professionals en vrijwilligers  . Je ontvangt dan gelijkaardige artikels én info over vormingen op maat.