Tip 1: Gebruik een videotolk voor langere gesprekken
‘Je kan in heel wat situaties beroep doen op een videotolk,’ zegt Viktorija van Atlas. ‘Het gesprek moet wel minstens 30 minuten duren. Voor kortere gesprekken kies je beter voor een telefoontolk. Als het gespreksonderwerp complex is, verkies je best een tolk die fysiek aanwezig is. Zo kan je alle nuances meegeven.’
Kleuterjuf Ans beaamt: ‘Tijdens de lockdown moesten we creatief zijn om ouders te kunnen vertellen of hun kleuter klaar is voor het eerste leerjaar. Soms wordt dat een beetje technisch, bijvoorbeeld als er logopedie nodig is. Dankzij de tolk wordt het voor ouders pas echt duidelijk welke documenten ze in orde moeten brengen, welke stappen ze moeten doorlopen en met wie ze contact moeten opnemen.’
Tip 2: Bereid het gesprek goed voor
‘Vraag je voor het eerst een videotolk aan, contacteer dan eerst de dienst sociaal tolken en vertalen van Atlas,’ zegt Viktorija. ‘We controleren of alle technische voorwaarden vervuld zijn en maken een account aan. Via een testgesprek controleren we of alles correct werkt.’
Ans bevestigt het belang van zo’n testgesprek: ‘Na heel wat technisch geregel en soms zelfs geklungel hadden we een constructief gesprek. De ouder, zorgcoördinator en ik zaten op dezelfde golflengte. Achteraf is de dankbaarheid enorm groot. Tijdens de lockdown waren videotolken onmisbaar voor onze school.’ Wil je als organisatie goed voorbereid zijn? Dan raadt Viktorija ook aan om een infosessie te volgen.
Tip 3: Vraag op tijd een tolk aan
Viktorija wijst erop dat je op tijd moet reserveren, minstens 48u op voorhand. ‘Dan heb je meer kans dat er een tolk beschikbaar is voor de taal die jij nodig hebt. Natuurlijk zijn sommige talen meer gevraagd dan andere. Dan moet je extra vroeg reserveren. Wil je bijvoorbeeld een Arabische tolk, dan reserveer je best een week op voorhand. Soms krijgen we een lastminutevraag voor een videotolk. Dan doen we ons uiterste best om op tijd een tolk in de gewenste taal te voorzien.’
Tip 4: Zorg dat alles technisch in orde is
Online kan er heel wat mislopen. Daarom raadt Viktorija altijd aan om met zo recent mogelijke computers en software te werken. Gebruik ook een internetkabel, dan is de verbinding stabieler. Wat doe je als mensen dat niet hebben of niet zo handig zijn met computers? ‘Nodig de klant of ouder in je organisatie of op school uit en laat het gesprek daar plaatsvinden.’
Ans kan erover meespreken: ‘Sommige ouders hadden thuis geen internet. Via een operator konden we hen gelukkig een tijdelijke verbinding bezorgen.’ En hoe heeft ze het zelf ervaren? ‘De coronacrisis gaf me mijn eerste ervaring met een videotolk. Het was even aanpassen, zeker als je nog een beetje onwennig staat tegenover technologie. Maar het is fijn om te zien dat we ouders die het Nederlands nog niet machtig zijn, zelfs tijdens een lockdown, kunnen ondersteunen met een videotolk.’
Tip 5: Ga op een rustige, goed verlichte plek zitten
Waar je zit, heeft een grote invloed op de kwaliteit van het gesprek. Viktorija: 'Zoek een rustige, goed verlichte kamer om het online gesprek te houden. Probeer storend achtergrondgeluid of ruis te vermijden en zorg dat je goed zichtbaar in beeld komt.’ Die zichtbaarheid is cruciaal, want veel tolken gebruiken ook non-verbale communicatie zoals gebaren en mimiek om de onderliggende boodschap over te brengen.
Dat het in de praktijk niet altijd even makkelijk is, daar kan Ans over meepraten: ‘Vaak hoorde je tijdens het oudercontact de andere kinderen in het gezin op de achtergrond. De ouder stond er op dat moment even alleen voor. Voor zowel de tolk als voor de ouder was het geen ideale situatie. De tolk had alle begrip voor de omstandigheden en het gesprek is uiteindelijk goed en correct verlopen.’
Sarah Logtman schreef dit artikel tijdens haar stage bij Atlas.
