© Sigrid Spinnox

6 tips om heldere schoolrapporten te schrijven

Basisschool SN Groenstraat uit Borgerhout wil graag zo toegankelijk mogelijk communiceren met ouders. De school zet onder andere in op een helder schoolrapport. Directeur Iris Smekens en beleidsondersteuner Nikki Hagenaars geven tips over hoe je rapporten duidelijker en toegankelijker maakt.

6 tips om heldere schoolrapporten te schrijven

Basisschool SN Groenstraat uit Borgerhout wil graag zo toegankelijk mogelijk communiceren met ouders. De school zet onder andere in op een helder schoolrapport. Directeur Iris Smekens en beleidsondersteuner Nikki Hagenaars geven tips over hoe je rapporten duidelijker en toegankelijker maakt.
© Sigrid Spinnox

Tip 1: Formuleer een duidelijk doel

Iris: ‘Ouders spraken ons in de gang of in de rij vaak aan met vragen over de schoolbrieven. Ook bij het rapport was telkens mondelinge toelichting nodig. We wilden dat de essentie sneller duidelijk was en dat ouders met minder vragen zouden langskomen. Klare taal gebruiken was daar grotendeels het antwoord op.’ De veranderingen mochten niet ten koste gaan van de leerkrachten, vult Nikki aan: ‘Het mocht niet nog meer papierwerk eisen. Het moest net het werk verlichten.’

'We wilden dat de essentie sneller duidelijk was en dat ouders met minder vragen zouden langskomen.'

Tip 2: Werk samen met alle betrokkenen

SN Groenstraat kreeg een schooljaar lang ondersteuning van Atlas en van de pedagogische begeleiding. De school maakte samen met afgevaardigde leerkrachten per graad een draaiboek met nieuwe rapportafspraken. De samenwerking met de pedagogische begeleiding was daarbij erg belangrijk. Iris: ‘Klare taal zorgt ervoor dat het rapport begrijpelijk is, maar houdt geen rekening met pedagogische vereisten.’ Daarnaast was ook de samenwerking met de leerkrachten onmisbaar. Nikki: ‘We betrokken de leerkrachten van bij het begin. Ze kregen allemaal de kans om suggesties te doen. Na elke rapportperiode toetsten we af of er nog vragen, moeilijkheden of onduidelijkheden waren. De inspraak en feedback van de leerkrachten waren echt nodig om van het rapport een werkbaar instrument te maken. Zij moeten het tenslotte invullen.’

'De inspraak en feedback van de leerkrachten waren echt nodig om van het rapport een werkbaar instrument te maken. Zij moeten het tenslotte invullen.’

Tip 3: Bevraag de doelgroep

Om na te gaan of de rapporten nu echt begrijpelijker zijn, heeft de school een enquête afgenomen bij de ouders. De resultaten zijn erg positief. Iris: ‘Ouders konden bijvoorbeeld aangeven op een schaal van 1 tot 5 of ze het rapport makkelijk begrijpen, of ze zien wat goed gaat op school en wat nog beter kan. We scoorden heel vaak 4 of 5/5.’ Om zo veel mogelijk antwoorden te verzamelen, liet de leerkracht de vragenlijst invullen tijdens het oudercontact. Zo kon die ook meteen uitleg geven. Ouders stopten hun lijst achteraf anoniem in een doos in de gang. Er is ook gedacht aan anderstalige ouders. Nikki: ‘Op de doos stond een QR-code en als je die scande, dan was de vragenlijst ook beschikbaar in andere talen. Het maakte de vragenlijst toegankelijker.’

Ook andere directies van de scholengemeenschap hebben de vernieuwde rapporten ingekeken en reageren positief. Iris: ‘In onze stedelijke context verhuizen leerlingen vaak en zijn er veel schoolwissels. We willen dus ook dat externen snel een overzicht krijgen van wat een leerling al goed kan en wat nog niet.’

Tip 4: Wees selectief

SN Groenstraat zette in het rapport naast cijfers ook al langer doelen om de individuele groei van het kind centraal te zetten. Die doelen bevatten vroeger erg veel tekst. Het was veel schrijfwerk voor de leerkrachten en maakte het ook complex voor de ouders. Nikki: ‘Je kon een algemeen woordje zetten, je kon per vak een tekst schrijven, je kon zelfs per toets een tekstje schrijven. Dat was echt te veel.’ Ze hakten knopen door over welke tekstvakken belangrijk zijn en welke niet.

Het rapport begint nu met een beknopte uitleg over de opbouw. Daarna komen 3 zaken die de leerling al goed kan en 3 werkpunten met mogelijke oplossingen. Die kunnen gaan over een bepaald onderdeel zoals de maaltafels, maar ook over het gedrag van het kind. Nikki: ‘De school koos voor maximaal 3 positieve punten en werkpunten. Zo maken we het rapport leesbaarder en creëren we uniformiteit. In het begin vonden de leerkrachten het best moeilijk om die punten te formuleren per kind maar nu zijn ze de nieuwe werking gewoon.’ Pas daaronder beginnen de cijfers per vak. Op het einde was er ook een luikje zelfevaluatie maar dat hebben ze weggelaten. Nikki: ‘We merkten dat de kinderen het niet of niet goed invulden. We vervangen het nu door er met hen in de klas over na te denken.’

Tip 5: Maak doordachte lay-outkeuzes

De school probeerde verschillende manieren uit om resultaten weer te geven. Uiteindelijk kozen ze ervoor om kleinere testen zoals dictees te bundelen en tekorten niet te markeren. Nikki: ‘We willen niet de nadruk leggen op slechtere cijfers. Ze staan gewoon tussen de andere cijfers. Vroeger stond elke toets van een apart onderdeel vermeld. Dan had een leerling soms 4 tekorten en waren de ouders ontevreden terwijl er misschien wel 40 toetsen waren. Nu wordt het onderdeel dat nog moeilijk gaat gewoon vermeld als werkpunt aan het begin van het rapport.’ De school koos er bewust voor om met cijfers te blijven werken. Iris: ‘Er zijn nog altijd ouders die wel graag een overzicht van de punten zien. Het is belangrijk om ook met hun wens rekening te houden.’

SN Groenstraat gebruikt ook symbooltjes om tekst drastisch te verminderen. Iris: ‘Op een toelichtingsblad staat kort bij elk symbooltje wat het betekent. Zo hebben we bijvoorbeeld een symbooltje om het leesniveau of zwembrevet aan te duiden.’ Nikki: ‘Er is ook een symbooltje van een rekenmachine, als je dat gebruikte tijdens een test, of 2 handjes, als je hulp kreeg van de leerkracht. Dankzij die symbooltjes hoeven we die info niet meer uit te schrijven.’

Smileys en sterren zijn dan weer alternatieve vormen om te quoteren op het rapport. Smileys gebruiken ze voor de persoonsgebonden vaardigheden en sterren voor vakken waar de leerplandoelen vrijer zijn (bv. muzische vorming).

Tip 6: Blijf kritisch over je eigen communicatie

De school doet erg haar best om altijd te blijven stilstaan bij haar communicatie. Ze bespreken bijvoorbeeld tijdens personeelsvergaderingen brieven waarover ouders met vragen komen aankloppen. Iris vertelt dat de school bij al de nieuwe en oude communicatie nu ook altijd het 4-ogenprincipe toepast: ‘Als je iets hebt geschreven in een brief of rapport, laat dat dan nog door één iemand anders nalezen die bewust klare taal in het achterhoofd houdt.’

Bekijk ook